今の仕事では１日の大半が「会議」で終わってしまっています。
定期的に行われる会議は定期的な予定として入力してもらえるので良いのですが、セクション内のメンバーとの1 on 1や取引先さんとの会議などお互いのスケジュールを合わせたうえで行うような会議は、開催日時が流動的です。
その度に会議予定を作成して通知を出すのですが、どうにかこの作業を無くせないか…と悩んでいたところ良い方法に気づきました。
それが「Outlookのクイック操作に定例の会議のショートカットを作成しておく」という方法です。
な～んだ…
と気づいてしまえばなんていうことのない方法ですが、これに気づくまで２日間めちゃくちゃイライラしながら会議予定を手作業していました(;´･ω･)
定例分は既に作ってしまったので、後で会議が増えた際に迷わないよう備忘を兼ねて残しておきます。
環境
デスクトップ版のOutlook(←クラッシックOutlook、Version2024)を使用しています。
アプリ版(いわゆるOutlook(new))は使用していないので未確認です。
繰り返し行う会議をクイック操作に追加する
クイック操作のメニュー右下にあるメニューアイコンから『クイック操作の管理』をクリックします。
新規作成のドロップダウンリストから『新しい会議の参加者：』を選びます。
名前を入力して・・・
『オプションの表示』をクリックします。
会議通知する際の『件名』や『場所』『テキスト(本文)』など入力して保存します。
参加者も決まっている場合は『宛先』に追加したり、キーボードショートカットで呼び出したい場合は『ショートカットキー』で選択しておきます。
たったこれだけの作業で、あの忌々しい単純作業から解放されますヾ(≧▽≦)ﾉ
クイック操作から会議通知を起動する
作成した機能は、Outlookのクイック操作から呼び出し可能です。
使用頻度に応じて上の方に配置しておけばさらにストレスが軽減します。
クイック操作を呼び出すと、テンプレ化された状態で開きますので、必要に応じて時間の欄を調整するなどして送信します。
めちゃくちゃ楽になりました(´艸｀*)
ご参考になれば幸いです(=ﾟωﾟ)ﾉ
